​🗓 Метод 1-3-5 для краткосрочного планирования
Суть способа в том, чтобы из большого числа задач выбрать только 9 и разбить по приоритетности:
1 — самая большая и важная;
3 — средние по важности;
5 — мелкие.
На день отводится одна первоочередная задача. К ней прилагаются те, что не отнимут много сил, но тоже нуждаются в выполнении. Всего 9 задач — этого достаточно, чтобы успевать самое важное и оставаться продуктивным весь день.
Ключевой принцип планирования по методу «1-3-5» — включать в список только срочные и необходимые задачи. Если постоянно откладывать неприятные дела, на выходе мы снова придем к хаосу из сорванных дедлайнов.
Метод «1-3-5» подходит и для рабочих, и личных дел. Поэтому в список можно спокойно включать какие-то бытовые задачи. Это особенно полезно тем, кто много работает и мало расслабляется.
Можно добавить в рабочую рутину немного жизни: прогуляться с коллегой за чашкой кофе или посмотреть новый фильм. Такой подход помогает наладить баланс между работой и жизнью.
Плюсы техники «1-3-5»:
- Меньше прокрастинации. Большие списки сбивают с толку необходимостью выбирать. Приходится мысленно оценивать приоритетность, сравнивать, распределять. На это уходит много ресурсов, мозг сопротивляется делать сложный выбор и уходит в прокрастинацию.
Методика «1-3-5» избавляет от такого выбора, помогает с самого начала правильно расставить приоритеты и избежать ступора при ответе на вопрос «Что делать в первую очередь?».
- Удовлетворение от результата. С методом «1-3-5» вы избегаете ситуации, когда из 15 запланированных задач сотрудник успел только половину и расстроился.
Часто невыполненные дела в списке приводят к чувству вины, что отражается на мотивации. Здесь же у нас только 9 важных, но посильных задач. Разобравшись со списком, сотрудник отмечает задачи галочками и испытывает удовлетворение.
- Долгая концентрация. Метод помогает дольше удерживать фокус на важном. Внимание не рассеивается. Сотрудник видит перед собой 9 четких задач, которые хочется быстрее закончить.
- Виден четкий результат. Закрывая план, сотрудник каждый раз видит, с чем он справился, сколько времени на это ушло, что для этого потребовалось. Это помогает объективно оценить свою продуктивность и работать над улучшением результата.
Как начать планировать по методу «1-3-5»:
- Осваиваем технику
1. Составьте простой список всех текущих дел. Выписывайте все, без анализа и оценки приоритетности задач. Вспомните все, что нужно сделать по текущим проектам. Добавьте личные и бытовые дела, если необходимо. Распределять и редактировать ничего не нужно.
2. Определите приоритетность. Теперь нужно определить, какие дела отнести в категорию безотлагательных. Обязательных правил для расстановки приоритетов не существует. Нужно найти способ, который подойдет в каждом конкретном случае.
3. Определите объем. Осталось разбить выбранные задачи по степени важности. Здесь тоже универсального подхода нет. Обычно главной задачей назначают самую масштабную, чтобы бросить на нее все ресурсы в первую очередь.
- Внедряем принцип в команду. Попросите сотрудников составлять план каждое утро. Можно публиковать список в чате. Это хорошо вызывает чувство общности и работает на сплоченность. Руководителю тоже полезно делиться планами — так вы покажете коллективу пример.
В конце каждого рабочего дня полезно писать закрывающий список в форме мини-отчета: какие цели выполнены, какие — нет и по какой причине.
Такие отчеты учат самостоятельности и анализу. Сотрудник не только отслеживает прогресс, но оттачивает навык планирования. Уже через пару недель продуктивность команды заметно вырастет.